На большинстве предприятий инвентаризация имущества — событие, которого ждут без радости. Комиссия ходит по кабинетам и цехам с распечатанными ведомостями, ищет инвентарные номера на столах и станках, а потом бухгалтерия неделями сводит результаты в Excel. К концу проверки часть данных уже устарела.
Разберёмся, где теряется время и что можно изменить.
Где уходят дни
Поиск номера. Инвентарный номер, написанный маркером или наклеенный бумажкой, стирается за год-два. Чтобы понять, что за объект перед вами, приходится сверять модель, серийный номер и описание.
Ручная запись. Каждый найденный объект отмечают в ведомости от руки, потом эти отметки переносят в учётную систему. Двойная работа и двойной шанс ошибиться.
Сведение результатов. Излишки, недостачи и пересортицу ищут вручную, сравнивая списки. На крупном предприятии это тысячи строк.
Вопрос «чьё это». Когда материально ответственное лицо сменилось, а передачу оформили формально, комиссия тратит время на выяснение, за кем числится объект.
Что ускоряет процесс
Прочные метки. Этикетки со штрихкодом или QR-кодом из стойких материалов, а для металла и уличного оборудования — RFID-метки. Код читается за секунду и не стирается.
Сканирование вместо записи. Сотрудник сканирует метку терминалом или смартфоном и сразу видит, что это за объект, за кем он числится и где должен находиться. Отметка о наличии ставится автоматически.
Автоматическое сличение. Программа сама сравнивает факт с данными учёта и формирует ведомость расхождений: чего не хватает, что лишнее, что числится не на том месте.
Связь с 1С. Список имущества загружается из учётной системы, результаты возвращаются обратно. Не нужно ничего перепечатывать.
Как подготовиться к первой инвентаризации со сканированием
- Выгрузите список имущества из учётной системы и проверьте его: дубли, объекты без местонахождения, давно списанное, но не убранное из учёта.
- Решите, где какая метка. Офисная мебель и техника — обычная этикетка с кодом. Станки, металлические шкафы, уличное оборудование — метка, рассчитанная на металл и погоду.
- Промаркируйте один раз и аккуратно. Метку клеят в одном и том же месте на однотипных объектах, чтобы её не искать.
- Назначьте ответственных по зонам. Каждый проходит свою зону и отвечает за её результат.
Что получает предприятие
Главное — не скорость сама по себе, а точность. Когда пересчёт занимает дни, а не недели, его можно проводить чаще: не только перед годовой отчётностью, но и при смене ответственного лица, переезде или реорганизации. Расхождения находятся вовремя, пока ещё можно понять их причину.
Начинать стоит с небольшого участка: одного здания или одного подразделения. Так видно, какие метки подходят для ваших объектов и сколько времени реально экономит сканирование.
Подробнее о том, как устроена инвентаризация основных средств по QR-кодам и RFID, можно прочитать у специалистов по автоматизации учёта.
